[教學]如何分割及壓縮檔案

因為我們的Mail server每天的負載都還滿大的而且公司頻寬又很小,常常只要幾個人同時寄出10mb 左右的檔案,全省就會開始跟我們MIS 反應網路速度很慢了,所以為了讓公司有更順暢的網路可以使用,也保護我們的Mail Server負載不要太大,我就有在mail server限制寄出的檔案上限為5mb。

但執行沒多久就有很多同事會反應檔案過大Mail 寄不出去的問題,不過發現通常寄不出去的檔案都是Office Word或PowerPoint ,因為Word或PowerPoint 裡常常會夾帶大量的圖片,只要圖片沒有經過壓縮,那檔案會變得非常的大,就一定會寄不出去,所以今天要教大家怎麼利用PowerPoint壓縮圖片,在這邊我先拿個ppt 檔案來做測試,檔案大小大約10mb

打開檔案後,在檔案裡面找圖(背景圖片不行)選到的圖旁邊會有虛框,點兩下選壓縮圖片

會出現壓縮圖片的視窗,切記只套用到選取的圖片不要勾選,然後按選項

會出現壓縮設定請將目標輸出選擇電子郵件,按確定兩次他就會開始壓縮了。

壓縮後按儲存,我們在來看一下檔案的大小,變成5.46mb 小了快一半的空間。

但是這樣可能還是寄不出去,這時候就需要用到WinRAR這個壓縮工具了,之前的PowerPoint 是針對圖片來做壓縮,那WinRAR 就是針對整個檔案來作壓縮了。壓縮方式很簡單只要對著要壓縮的檔案按右鍵選『加到980504-970123三洋暖風機.rar』就可以了。

最後在來看一下壓縮過後的檔案大小吧,只剩下4.52MB 了,這樣就可以順利寄出去給客戶了。

以這個檔案為例,我們可以發現壓縮過後的比率可以到達5成以上,但並不是每個檔案都是這樣,是要看你Word 或PowerPoint 檔案裡面圖片的多寡來計算的喔。

另外一個方法,如果要寄的檔案不是圖檔,而是應用程式等軟體,那上面的方法就沒有用了,所以必須使用WinRAR 來做切割,下面使用FlickrUploadr-3.0.5-hk.exe 這個軟體來做測試檔案大小大約12mb,首先在該檔案按右鍵~加到壓縮檔

會出現壓縮檔名及參數,在左下角的分割檔,位元組裡打4500000 (約4.3mb)後按確定

就出現下面三個檔案了

這樣就可以把這三個檔案分別寄出,只要把這三個檔案給下載下來再將他解壓縮就可以了。

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